Die Kreisverwaltung Altenkirchen setzt für die Entgegennahme telefonischer Anfragen die KI-gestützte digitale Assistentin „Dana“ ein. Anrufende werden zu Beginn des Gesprächs darauf hingewiesen, dass sie mit einer KI-gestützten Assistentin sprechen.
Dana nimmt telefonische Anliegen entgegen, klärt die für die Zuständigkeit erforderlichen Informationen und ermittelt die zuständige Stelle. Anschließend versucht sie, den Anruf an die zuständige Sachbearbeiterin / den zuständigen Sachbearbeiter beziehungsweise die zuständige Stelle innerhalb der Kreisverwaltung weiterzuleiten.
In begrenzten Fällen kann Dana allgemeine Informationen zu Abfallthemen, Zuständigkeiten und Öffnungszeiten bereitstellen. Bei Anliegen, die eine individuelle oder rechtliche Prüfung erfordern, erteilt Dana keine inhaltliche Auskunft, sondern leitet an die zuständige Stelle weiter. Ist die Kreisverwaltung nicht zuständig, kann Dana auf die zuständige externe Stelle hinweisen.
Dana greift nicht auf Akten, Bescheide oder laufende Verwaltungsverfahren zu, erteilt keine personenbezogenen Einzelfallauskünfte und trifft keine Verwaltungsentscheidungen.

Die Datenverarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:
• Entgegennahme und thematische Einordnung telefonischer Anfragen,
• Ermittlung der zuständigen Stelle und Erhebung der hierfür erforderlichen Angaben,
• Weiterleitung an zuständige Stellen innerhalb der Kreisverwaltung beziehungsweise Hinweis auf extern zuständige Stellen,
• Bereitstellung allgemeiner Informationen in den hierfür vorgesehenen Fällen,
• Klärung nachträglicher Rückfragen oder Beschwerden sowie Nachvollziehbarkeit der Aufnahme und Zuordnung eines Anliegens und
• Erkennung und Behebung von Fehlzuordnungen, technischen Störungen und Sicherheitsvorfällen.

Je nach Verlauf und Art des Gesprächs können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
• die Telefonnummer, soweit diese technisch übermittelt wird,
• Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs,
• technisch erforderliche Verbindungs- und Sitzungsdaten, insbesondere eine Sitzungs-ID,
• die gesprochenen Gesprächsinhalte und deren Umwandlung in Text,
• das mitgeteilte Anliegen und die ermittelte Zuständigkeit,
• soweit für die Zuständigkeitszuordnung erforderlich, einzelne Angaben wie Wohnort beziehungsweise Verbandsgemeinde, Ortsgemeinde, Schule, Herkunftsland, Anfangsbuchstabe des Nachnamens oder die Unterscheidung zwischen ambulanter und stationärer Leistung sowie
• Informationen über die erfolgte oder versuchte Weiterleitung.

Die gesprochenen Inhalte werden während des Gesprächs automatisiert verarbeitet und in Text umgewandelt. Eine dauerhafte Speicherung der Audiodaten oder die Erstellung eines Stimmprofils findet nicht statt.
Dana ist darauf ausgerichtet, nur solche personenbezogenen Daten zu verarbeiten, die für die Einordnung des Anliegens und die Ermittlung beziehungsweise Weiterleitung an die zuständige Stelle erforderlich sind. Bitte nennen Sie keine Zugangsdaten, Passwörter, vollständigen Bankverbindungen oder ausführlichen Angaben zu gesundheitlichen, sozialen oder anderen besonders sensiblen Sachverhalten, soweit diese für die Zuständigkeitsklärung nicht erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 3 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz (LDSG). Sie ist für die Wahrnehmung der der Kreisverwaltung Altenkirchen übertragenen öffentlichen Aufgaben und für eine geordnete telefonische Kommunikation mit der Kreisverwaltung erforderlich.
Soweit die aufgenommenen Angaben anschließend durch den zuständigen Fachbereich in einem Verwaltungsverfahren weiterverarbeitet werden, gelten hierfür die jeweils einschlägigen gesetzlichen Rechtsgrundlagen.
Dana ist nicht darauf ausgerichtet, ausführliche besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu erheben. Soweit solche Angaben im Einzelfall für die Einordnung und Weiterleitung eines Anliegens erforderlich sind oder von Anrufenden mitgeteilt werden, erfolgt ihre Verarbeitung nur im erforderlichen Umfang und auf Grundlage der jeweils einschlägigen Voraussetzungen des Art. 9 Abs. 2 DSGVO sowie der anwendbaren fachgesetzlichen Bestimmungen.

Für die technische Bereitstellung und den Betrieb der KI-gestützten Telefonassistenz setzt die Kreisverwaltung Altenkirchen die

Bots4You GmbH
Kölner Straße 46
57555 Mudersbach

als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Bots4You verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der Kreisverwaltung Altenkirchen.
Für einzelne technische Funktionen, insbesondere Hosting, Telefonie, Sprachverarbeitung, Monitoring und IT-Sicherheit, können vertraglich gebundene und von der Kreisverwaltung genehmigte Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden.
Innerhalb der Kreisverwaltung erhalten nur diejenigen Beschäftigten und Fachbereiche die für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens erforderlichen Angaben. Wird lediglich auf eine extern zuständige Stelle verwiesen, erfolgt dadurch keine automatische Übermittlung personenbezogener Daten an diese Stelle.

Die produktive Verarbeitung erfolgt innerhalb Deutschlands beziehungsweise der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Eine Übermittlung produktiver Gesprächsdaten in Drittländer findet nicht statt.
Die Gesprächsdaten werden weder von der Kreisverwaltung Altenkirchen noch von Bots4You oder den eingesetzten Unterauftragsverarbeitern zum Training allgemeiner oder kundenübergreifender KI-Modelle verwendet.

Die auf der KI-Plattform anfallenden Transkript-, Verbindungs-, Sitzungs- und Weiterleitungsdaten werden für höchstens 90 Tage nach dem Anruf gespeichert und anschließend gelöscht.

Die befristete Speicherung dient der Klärung nachträglicher Rückfragen oder Beschwerden, der Nachvollziehbarkeit der ordnungsgemäßen Aufnahme und Zuordnung eines Anliegens sowie der Erkennung und Behebung von Fehlzuordnungen, technischen Störungen und Sicherheitsvorfällen.
Audiodaten werden nicht dauerhaft gespeichert.

Soweit Angaben zur weiteren Bearbeitung in eine Akte, ein Verwaltungsverfahren oder ein anderes System der Kreisverwaltung übernommen werden, gelten dort die für den jeweiligen Aufgabenbereich maßgeblichen Aufbewahrungs- und Löschfristen.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Dana trifft keine Entscheidungen, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.

Entscheidungen über Anträge, Leistungen, Bescheide oder sonstige Verwaltungsverfahren werden ausschließlich durch die zuständigen Beschäftigten der Kreisverwaltung Altenkirchen getroffen.

Die Nutzung der KI-gestützten Telefonassistenz ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Für die Bearbeitung eines Anliegens durch Dana ist jedoch die Verarbeitung der gesprochenen Angaben erforderlich.

Sie können die Kreisverwaltung Altenkirchen alternativ insbesondere schriftlich, persönlich, über die angebotenen Online-Dienste oder per E-Mail an postfach@kreis-ak.de kontaktieren. Im Übrigen gelten die allgemeinen Informationen zu den Rechten betroffener Personen in dieser Datenschutzerklärung.